Communication et collaboration numériques
Apprenez à choisir un outil de communication, à envoyer et partager des informations correctement, à travailler à plusieurs et à maîtriser votre identité numérique.
Communiquer efficacement dans un environnement numérique
Les outils numériques permettent d’échanger des messages, de publier des contenus, de partager des fichiers et de travailler simultanément sur un même document.
Leur bonne utilisation suppose de choisir l’outil adapté, de maîtriser les destinataires et les droits d’accès, de respecter les autres utilisateurs et de mesurer les conséquences d’une publication.
Choisir un moyen de communication adapté.
Transmettre un fichier ou publier un contenu.
Travailler à plusieurs efficacement.
Maîtriser son identité et son comportement.
Communication synchrone et asynchrone
| Type | Principe | Exemples |
|---|---|---|
| Synchrone | Les participants communiquent au même moment. | Appel téléphonique, visioconférence, messagerie instantanée en direct. |
| Asynchrone | Les participants n’ont pas besoin d’être connectés simultanément. | Courriel, forum, commentaire ou espace de discussion différée. |
« Synchrone » signifie au même moment. « Asynchrone » signifie que la réponse peut être apportée plus tard.
Choisir le bon outil de communication
Le choix dépend de l’urgence, du nombre de participants, de la nature du message et de la nécessité de conserver une trace.
Courriel
Adapté aux échanges structurés, aux pièces jointes et aux messages qui doivent pouvoir être retrouvés.
Messagerie instantanée
Adaptée aux échanges rapides et aux messages courts, individuels ou collectifs.
Visioconférence
Adaptée aux réunions à distance nécessitant des échanges directs, de l’audio et éventuellement de la vidéo.
Forum
Organise des discussions asynchrones autour de sujets et permet de consulter les réponses déjà publiées.
Réseau social
Permet de publier, partager, commenter et interagir avec une communauté plus ou moins étendue.
Espace collaboratif
Regroupe des documents, des échanges, des tâches et parfois un calendrier commun.
Pour transmettre une décision importante ou conserver une trace formelle, le courriel ou un espace de travail peut être préférable à une messagerie instantanée.
Rédiger et envoyer un courriel
Le courriel reste un outil central de communication. Plusieurs champs permettent de gérer précisément les destinataires.
Les champs d’un courriel
| Champ | Fonction | Visibilité |
|---|---|---|
| À | Désigne le ou les destinataires principaux. | Les adresses sont visibles par les autres destinataires. |
| Cc | Envoie une copie à une personne informée de l’échange. | Les adresses sont visibles par les autres destinataires. |
| Cci | Envoie une copie cachée. | Les autres destinataires ne voient pas l’adresse placée en Cci. |
| Objet | Résume clairement le sujet du message. | Visible avant l’ouverture du courriel. |
Le champ Cci est notamment utile lors d’un envoi à de nombreuses personnes qui ne doivent pas connaître les adresses électroniques des autres destinataires.
Répondre ou répondre à tous
Répondre
La réponse est adressée principalement à l’expéditeur du message.
Répondre à tous
La réponse est envoyée à l’expéditeur et aux autres destinataires visibles. Cette fonction ne doit être utilisée que si chacun est concerné.
Les bonnes pratiques
- Rédiger un objet précis et compréhensible.
- Commencer par une formule adaptée au destinataire.
- Rédiger un message clair, court et structuré.
- Relire le message avant de l’envoyer.
- Vérifier les destinataires et les personnes en copie.
- Ajouter la pièce jointe avant l’envoi.
- Éviter les pièces jointes inutilement volumineuses.
- Ne pas ouvrir une pièce jointe inattendue ou suspecte.
Objet : Transmission du compte rendu – réunion du 12 août
Bonjour,
Vous trouverez en pièce jointe le compte rendu de la réunion du 12 août.
Bien cordialement,
Une pièce jointe peut contenir un programme malveillant. Vérifiez l’expéditeur, le contexte, le nom du fichier et son extension avant de l’ouvrir.
Maîtriser la diffusion d’un contenu
Partager un fichier et publier un contenu ne produisent pas les mêmes effets. Le partage peut être limité à certaines personnes tandis qu’une publication peut toucher un public beaucoup plus large.
Les différents niveaux d’accès
| Droit | Ce que l’utilisateur peut faire | Usage |
|---|---|---|
| Lecture | Consulter le contenu sans le modifier. | Diffuser un document finalisé. |
| Commentaire | Ajouter des remarques sans modifier directement le contenu. | Demander un avis ou une correction. |
| Modification | Modifier directement le document. | Travailler à plusieurs sur un contenu. |
| Administration | Modifier le contenu, les accès et parfois supprimer l’espace. | Gérer entièrement une ressource partagée. |
Chaque utilisateur ne devrait disposer que des droits nécessaires à sa tâche. Une personne qui doit seulement consulter un document n’a pas besoin d’un droit de modification.
Partager un lien
Lorsqu’un document est partagé par lien, il faut vérifier qui pourra l’ouvrir. Un lien accessible à « toute personne disposant du lien » peut être transmis à d’autres personnes sans que l’auteur en soit informé.
Accès nominatif
L’accès est accordé à des comptes ou adresses précisément identifiés.
Accès par lien
Toute personne possédant le lien peut éventuellement accéder au document, selon les paramètres choisis.
Publier avec prudence
- Identifier le public qui pourra consulter le contenu.
- Vérifier les informations personnelles visibles.
- Obtenir les autorisations nécessaires avant de publier.
- Respecter le droit d’auteur et le droit à l’image.
- Contrôler les paramètres de confidentialité.
- Relire le contenu et vérifier les fichiers associés.
Un contenu publié peut avoir été copié, enregistré, partagé ou capturé avant sa suppression.
Travailler à plusieurs sur un projet
La collaboration numérique permet à plusieurs personnes de contribuer à un même travail, au même moment ou à des moments différents.
Les outils collaboratifs
Document partagé
Plusieurs utilisateurs peuvent consulter, commenter ou modifier le même document.
Agenda partagé
Permet de visualiser des disponibilités, planifier des événements et inviter des participants.
Gestionnaire de tâches
Répartit les missions, indique les responsables et suit l’avancement du travail.
Espace de stockage
Centralise les fichiers et facilite leur accès par les membres autorisés.
Canal de discussion
Regroupe les échanges selon un projet, une équipe ou un sujet déterminé.
Wiki
Permet de créer et d’enrichir collectivement des pages de connaissances reliées entre elles.
Coédition et gestion des versions
La coédition désigne la modification d’un même document par plusieurs personnes. Certains outils permettent de voir les modifications en temps réel.
L’historique des versions enregistre les différentes étapes du document. Il peut permettre d’identifier l’auteur d’une modification ou de restaurer une version antérieure.
Il évite la multiplication de fichiers comme
rapport-final-v2-corrige-definitif.docx,
grand classique de la jungle administrative.
Organiser une collaboration efficace
Définir l’objectif
Tous les participants doivent comprendre le résultat attendu et les échéances.
Répartir les rôles
Chaque tâche doit être attribuée à une personne ou à un groupe clairement identifié.
Choisir un espace commun
Centraliser les documents limite les doublons et les erreurs de version.
Attribuer les bons droits
Les accès doivent correspondre au rôle réel de chaque participant.
Suivre les modifications
Les commentaires, notifications et historiques permettent de suivre l’avancement.
Comprendre son identité numérique
L’identité numérique est constituée de l’ensemble des informations et traces associées à une personne sur Internet.
Les différentes composantes
Identité déclarative
Informations fournies volontairement : nom, pseudonyme, photographie, biographie ou coordonnées.
Identité agissante
Traces produites par les actions : publications, commentaires, réactions, abonnements et partages.
Identité calculée
Informations produites automatiquement : nombre d’abonnés, statistiques, recommandations ou niveau d’activité.
Empreinte numérique et réputation en ligne
L’empreinte numérique regroupe les traces laissées volontairement ou involontairement lors de l’utilisation de services numériques.
L’e-réputation correspond à l’image d’une personne, d’une organisation ou d’une marque telle qu’elle apparaît sur Internet.
| Trace volontaire | Trace involontaire ou technique |
|---|---|
| Publication d’un message | Adresse IP enregistrée par un service |
| Ajout d’une photographie | Données de connexion |
| Commentaire ou réaction | Historique de navigation ou cookies |
| Création d’un profil | Informations techniques sur l’appareil |
L’utilisation d’un pseudonyme masque le nom réel aux autres utilisateurs, mais ne garantit pas un anonymat complet. Le service utilisé peut conserver des informations permettant d’identifier le compte.
Maîtriser son identité numérique
- Limiter les informations personnelles rendues publiques.
- Vérifier régulièrement les paramètres de confidentialité.
- Séparer, lorsque nécessaire, les usages personnels et professionnels.
- Réfléchir avant de publier ou de commenter.
- Contrôler les applications autorisées à accéder au compte.
- Rechercher périodiquement les informations publiques associées à son nom.
Adopter un comportement responsable
Les règles de respect applicables hors ligne continuent de s’appliquer dans les espaces numériques.
La nétiquette
La nétiquette désigne les règles de politesse et de bonne conduite dans les communications en ligne.
À faire
- Rester courtois et précis.
- Respecter le sujet d’une discussion.
- Citer ses sources.
- Relire avant de publier.
- Respecter la vie privée.
À éviter
- Écrire entièrement en majuscules.
- Diffuser une adresse sans autorisation.
- Multiplier les messages identiques.
- Répondre sous le coup de la colère.
- Partager une information non vérifiée.
Spam, troll et cyberharcèlement
| Notion | Définition |
|---|---|
| Spam | Message électronique non sollicité, généralement envoyé en grand nombre. |
| Troll | Message ou utilisateur cherchant volontairement à provoquer ou perturber une discussion. |
| Cyberharcèlement | Comportements répétés utilisant des moyens numériques pour intimider, humilier ou nuire à une personne. |
| Usurpation d’identité | Utilisation non autorisée de l’identité ou des informations d’une autre personne. |
Il convient notamment de conserver les preuves, de bloquer le compte si nécessaire et d’utiliser les fonctions de signalement proposées par le service.
Accessibilité et inclusion numériques
L’accessibilité numérique vise à rendre les contenus et services utilisables par tous, y compris les personnes en situation de handicap.
- Utiliser des titres et une structure compréhensibles.
- Prévoir un texte alternatif pour les images utiles.
- Employer un contraste suffisant entre le texte et le fond.
- Ne pas transmettre une information uniquement par la couleur.
- Ajouter des sous-titres aux contenus vidéo lorsque cela est nécessaire.
Les confusions à éviter dans le QCM
Cc / Cci
Les destinataires en Cc sont visibles. Ceux placés en Cci sont masqués aux autres destinataires.
Répondre / répondre à tous
« Répondre à tous » transmet le message aux autres destinataires visibles, même s’ils ne sont pas concernés.
Partager / publier
Un partage peut être limité à certaines personnes. Une publication vise généralement un public plus large.
Lecture / modification
Le droit de lecture permet de consulter. Le droit de modification autorise à changer le contenu.
Pseudonyme / anonymat
Un pseudonyme ne garantit pas que l’utilisateur ne puisse jamais être identifié.
Suppression / disparition
Un contenu supprimé peut subsister sous forme de copie, de partage, de sauvegarde ou de capture d’écran.
Mini-test
1. Quel champ permet de masquer l’adresse d’un destinataire aux autres destinataires ?
A. Cc
B. Cci
C. Objet
2. Le courriel est principalement un moyen de communication :
A. Synchrone
B. Asynchrone
3. Quel droit permet de donner un avis sans modifier directement le document ?
A. Lecture
B. Commentaire
C. Administration
4. Un pseudonyme garantit-il un anonymat complet ?
A. Oui
B. Non
5. À quoi sert principalement l’historique des versions ?
A. À supprimer automatiquement les documents
B. À consulter et restaurer des versions antérieures
C. À rendre un document public